Políticas de gestión de datos personales

                            1.1    OBJETIVO 

 

APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO:

Nuestra Política de Privacidad ha sido elaborada con el fin acogernos bajo parámetros de autorregulación a un tratamiento de datos personales que respete todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales. Fue la Constitución de Colombia la que en su Artículo 15 ha erigido como derecho constitucional a la protección de sus datos personales; Así mismo mediante la Ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 – Hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015, del sector Comercio, Industria y Turismo, se desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia.

 

  1. 2.    DEFINICIONES

 

No pretendemos reproducir la Ley y sus Decretos. Si requieres ampliación de ciertos conceptos, sugerimos la lectura de la norma. A continuación, presentamos algunas definiciones con miras a que se tengan claros estos conceptos:

-       Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por C&S Tecnología S.A., que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

-       Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos. Las Bases de Datos de propiedad de C&S Tecnología S.A., se detallan más adelante en estas mismas políticas.

-       Dato Personal: Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser: Públicos, Semiprivados, Privados y dentro de estos últimos pueden existir datos sensibles.

-       Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

-       Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen C&S Tecnología o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

-       Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.

-       Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de C&S Tecnología.

 

  1. 3.    ALCANCE.

 

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

 

Los datos personales de clientes finales, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados, que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

Clientes finales: C&S TECNOLOGÍA S.A., usará la información que suministre para:

a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;

b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;

c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;

d) Evaluar la calidad del servicio;

e) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de C&S Tecnología

f) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;

g) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por C&S tecnología S.A., y/o por terceras personas;

h) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de C&S tecnología S.A., ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados;

i) Soportar procesos de auditoría interna o, externa. Proveedores, contratistas y/o empleados y ex empleados: Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores de C&S Tecnología. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluidos en las mismas.

Categorías especiales: En el Tratamiento de datos personales sensibles de los titulares se dará cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 y normas reglamentarias. Es voluntario por parte de los titulares responder preguntas sobre datos sensibles (carácter facultativo). En caso de tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, para el tratamiento se tendrá en cuenta su interés prevalente, el derecho a ser escuchados y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

 

  1. 4.    POLÍTICAS

 

              I.        DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de C&S TECNOLOGÍA S.A., como mencionan la Ley y sus decretos tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a C&S TECNOLOGÍA salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por C&S TECNOLOGÍA S.A., o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;

d) Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de C&S TECNOLOGÍA y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV., de la presente Política.

e) Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

              II.        PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

C&S TECNOLOGÍA S.A. garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el ÁREA DE INFRAESTRUCTURA DE T.I, como el área que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitud que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales C&S TECNOLOGÍA S.A., garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.

Los datos para el ejercicio de los derechos son: Datos de contacto. Dirección: Calle 5 A No 43 B 25 Oficina 1201, Medellín. Teléfonos.: (57 4) 6043334. Celular: 313 719 9446. e-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable.  El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

1.         Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2.         Si por alguna circunstancia C&S TECNOLOGÍA S.A., recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.

3.         Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene C&S TECNOLOGÍA S.A., una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4.         El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

               III.        Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares:

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por C&S TECNOLOGÍA S.A., señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.

3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

5) C&S TECNOLOGÍA S.A., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.  Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

C&S TECNOLOGÍA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

             IV.        SUPRESION DE DATOS.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a C&S TECNOLOGÍA S.A., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por C&S TECNOLOGÍA. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a)         La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b)         La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c)         Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, C&S TECNOLOGÍA S.A., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

              V.        TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

En caso que se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien C&S TECNOLOGÍA S.A., tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

              VI.        IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS Y PERIODO DE VIGENCIA:

Las bases de datos bajo tratamiento por parte de C&S Tecnología son las consagradas en el documento de seguridad (Manual de procedimientos internos) y estarán vigentes durante toda la duración del objeto social de la empresa.

             VII.        VIGENCIA Y ACTUALIZACION DE LAS POLITICAS

Las presentes políticas rigen a partir del uno (1) de agosto de 2016.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de C&S tecnología, no se podrán usar sus datos para objetivo diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.

Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

-       El sitio web www.cystecnologia.com.co

-       Correo electrónico enviado a los titulares

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de la empresa.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.